Tijdens een visitatie kijken beroepsgenoten 'in de keuken' bij specialisten ouderengeneeskunde om te zien hoe zij patiëntenzorg bieden en hoe de kwaliteit daarvan zo nodig verbeterd kan worden. Bij visitatie kunnen alle artsen van een vakgroep gevisiteerd worden of er wordt een groep van individuele artsen gevisiteerd. Visitatie biedt de deelnemers reflectie op het groepsfunctioneren en het eigen professionele handelen met als doel de kwaliteit van de zorg te verbeteren.

Visitatie is een vorm van intercollegiale toetsing van het professioneel functioneren van geregistreerde specialisten ouderengeneeskunde.

Dit gebeurt op basis van kwaliteitsitems gerelateerd aan professionele standaarden zoals het competentieprofiel van de specialist ouderengeneeskunde, richtlijnen, handreikingen en relevante wet- en regelgeving. De visitatiecommissie houdt de (vak)groep van specialisten ouderengeneeskunde een spiegel voor over hoe de vakgroep zich verhoudt tot de professionele standaard. Hoe opener de (vak)groep zich opstelt, hoe bruikbaarder de uitkomsten.

De professionele standaard in de gezondheidszorg is het geheel van professionele     medische normen dat beschrijft wat in een bepaalde situatie ‘goed handelen’ is. De   professionele standaard zorgt ervoor dat zorgverleners goede, veilige en verantwoorde zorg leveren. De professionele standaard is als zodanig geen regel, maar een         ‘kapstok’, die nader is uitgewerkt in wetten, richtlijnen, protocollen, beroepscodes, uitspraken van de tuchtrechter, kwaliteitsstandaarden, gedragsregels, handreikingen. De professionele standaard kan dus gezien worden als de gedeelde waarden en normen   binnen een beroepsgroep.

^{Bron: KNMG: https://www.knmg.nl/advies-richtlijnen/ethische-toolkit/verdiepen/begrippen-2/professionele-standaard.htm}

Visitatie is voor alle geregistreerde specialisten ouderengeneeskunde. Als een instelling zich aanmeldt, is het wenselijk dat alle specialisten ouderengeneeskunde van de vakgroep meedoen, dus ook ZZP’ers die tijdelijke opdrachten uitvoeren. Om in een gesprek een goede verdieping te krijgen is het belangrijk dat elke groep te visiteren artsen uit minimaal 3 en maximaal 11 personen bestaat bevat.

Is de vakgroep kleiner dan 3 specialisten ouderengeneeskunde, dan komen zij in aanmerking voor een SOz visitatie.

Bestaat de vakgroep uit 12 of meer specialisten ouderengeneeskunde? Dan zal de visitatiedag over twee dagen worden verdeeld.

Verenso heeft een visitatiemethodiek ontwikkeld die aansluit op de taken, werkwijze en werksituatie van de specialist ouderengeneeskunde. Daarbij is gekeken naar de ervaringen met de visitatiesystemen voor medisch specialisten, huisartsen en bedrijfsartsen. Het visitatiesysteem van Verenso is een collegiale toetsing op basis van gelijkwaardigheid, vertrouwelijkheid en deskundigheid. De focus ligt op het leren van elkaar.

Tijdens een visitatietraject worden altijd de volgende stappen doorlopen:

1. De vakgroep benoemt een contactpersoon namens de groep. Deze persoon heeft extra taken voor wat betreft de visitatie. Hij of zij onderhoudt gedurende het proces het contact met Verenso voor visitaties voor praktische zaken zoals het plannen van de visitatiedag en vragen over Exata (het beveiligd visitatiesysteem).
2. Verenso verstuurt voorafgaand aan de visitatiedag inlogcodes vanuit Exata waarmee de deelnemende specialisten ouderengeneeskunde individueel een tweetal vragenlijsten moeten invulle ( Evaluatie Teamsamenwerking en de Waarderingssystematiek vragenlijst). Na het verstrijken van de deadline voor het invullen van deze vragenlijsten, draait de contactpersoon een rapport uit met de uitkomsten hiervan. Gezamenlijk beoordelen de specialisten ouderengeneeskunde de uitkomsten van de vragenlijsten. Voor de Evaluatie Teamsamenwerking wordt er een conclusie geschreven, daarnaast benoemd de groep per kwaliteitsitem op welk kwaliteitsniveau de groep professioneel functioneert en wordt ook hier een conclusie over geschreven. Daarnaast  benoemen zij verbeterpunten en doelen ten behoeve van een verbeterplan voor de groep.
3. Tijdens de visitatiedag spreekt de visitatiecommissie van Verenso met de (vak)groep en de door de vakgroep geselecteerde samenwerkingspartners. De visitatiecommissie bestaat uit een of twee onafhankelijke tot visitator opgeleide specialisten ouderengeneeskunde en een secretaris van het bureau van Verenso.
4. Enkele weken na de visitatie ontvangt de (vak)groep een conceptrapport van de visitatiecommissie met aanbevelingen. De (vak)groep kan daarin feitelijke onjuistheden en onduidelijkheden aangeven. Vervolgens checken de visitatoren of conclusies en aanbevelingen op de juiste gronden zijn geformuleerd en stellen het visitatierapport vast.
5. Op basis van het vastgestelde visitatierapport formuleert de (vak)groep met behulp van een format die per e-mail aan de contactpersoon is verstrekt een verbeterplan. Verenso ontvangt het verbeterplan SMART geformuleerd binnen drie maanden nadat de vakgroep het concept visitatierapport van Verenso heeft ontvangen.
6. Verenso kent de accreditatiepunten toe na ontvangst van het verbeterplan van de (vak)groep aan de specialisten ouderengeneeskunde bij actieve deelname aan visitatie.
7. De (vak)groep specialisten ouderengeneeskunde is zelf verantwoordelijk voor het uitvoeren van de actiepunten uit het verbeterplan. Bij de volgende visitatie wordt gekeken naar de realisatie daarvan.

De winst van visitatie is dat de (vak)groep en de individuele arts op basis van systematische feedback in een veilige omgeving inzicht krijgt in sterke en verbeterpunten. De uitkomsten van visitatie vormen daarmee een belangrijke impuls voor de verdere ontwikkeling van (een groep van) specialisten ouderengeneeskunde. Het helpt hen met het verder ontwikkelen van beleid en visie. Alle deelnemers ontvangen 20 accreditatiepunten, bij actieve deelname aan visitatie.

Ja. Iedere specialist ouderengeneeskunde hoort tenminste één keer in de vijf jaar deel te nemen aan visitatie. Bij een aanvraag tot herregistratie na 1 januari 2020 moet u aantonen dat u in de vijf jaar voorafgaand hebt deelgenomen aan het visitatieprogramma van Verenso.

SOz visitatie
Alle specialisten ouderengeneeskunde, ongeacht hun werkplek of eventuele aandachtsgebied, moeten bij herregistratie na 1 januari 2020 aantonen dat ze in de vijf jaar voorafgaand hebben deelgenomen aan visitatie. De RGS hanteert hiervoor de term 'externe kwaliteitsevaluatie'.

Verenso heeft met de vakgroepvisitatie voor een groot deel van de specialisten ouderengeneeskunde een passend aanbod gemaakt om aan deze eis te voldoen. Een kleine groep van specialisten ouderengeneeskunde kan niet aan deze vakgroepvisitatie deelnemen en daarvoor heeft Verenso sinds het najaar van 2018 het aanbod: SOz visitatie. 

Door het aanbieden van deze twee diensten (visitatie en SOz visitatie) stelt Verenso alle specialisten ouderengeneeskunde in staat om te voldoen aan de herregistratie-eis van externe kwaliteitseisen.

De doorlooptijd van een vakgroepvisitatie is ongeveer negen maanden. Voor meer informatie over de SOz-visitatie klik hier. 

Iedere specialist ouderengeneeskunde neemt tenminste één keer in de vijf jaar deel aan visitatie. Een visitatie kan plaatsvinden op verzoek van een (vak)groep specialisten ouderengeneeskunde en is in frequentie tenminste gekoppeld aan de eisen van herregistratie maar kan vaker plaatsvinden als dit past bij het eigen kwaliteitsbeleid.

De visitatiecommissie bestaat, afhankelijk van de grootte van de groep, uit één of twee getrainde en onafhankelijke visitatoren en een secretaris van het bureau van Verenso.

Om een onpartijdige beoordeling te kunnen waarborgen, wordt voorafgaand aan de planning van de visitatiedatum zowel aan de (groep) artsen als de potentiële visitatoren gevraagd of er bij de  visitatie sprake zou kunnen zijn van belangenverstrengeling. Dit zou kunnen gelden bij visitatoren die collega, leidinggevende, opleider, medestudent of bevriend zijn (geweest) van één of meer (vak)groepsleden.

De contactpersoon overlegt namens de groep met Petra Wijkstra van het bureau van Verenso over de datum van de visitatiedag, de te benaderen samenwerkingspartners, de locatie (vergaderruimte, catering en lunch visitatiecommissie) en agenda voor de visitatiedag en andere praktische zaken rondom de visitatiedag. 

1. Het invullen van een tweetal vragenlijsten (Evaluatie Teamsamenwerking en de Waarderingssystematiek vragenlijst) waarvoor de arts tenminste 16 weken voorafgaand aan de visitatie een eigen inlogcode krijgt toegestuurd. Dit doet elke arts individueel op een eigen gekozen tijdstip tussen 16 en 6 weken voorafgaand aan de visitatiedag. De deelnemers hoeven de lijst niet in één keer achter elkaar in te vullen. Tijdsinvestering: circa 1,5 uur pp.
2. Overleg binnen de eigen (vak)groep: bespreken en vastleggen welke punten men met de visitatiecommissie wil bespreken aan de hand van de uitslagen van bovengenoemde vragenlijsten en gezamenlijk benoemen van interne en externe samenwerkingspartners, waarvan de groep vindt dat het nuttig is voor de visitatiecommissie om mee in gesprek te gaan. Tijdsinvestering: door (vak)groep zelf te bepalen. Reserveer hier voldoende tijd voor.
3. Op de visitatiedag zelf: een eerste gesprek van 2 uur van de vakgroep met de visitatiecommissie en een eindgesprek van 1,5 uur van de vakgroep met de visitatiecommissie. Tussendoor is de visitatiecommissie bezig met onderdelen van het visitatieproces, maar kun je zelf andere werkzaamheden doen.
4. Na ontvangst van het (concept) visitatierapport is het de bedoeling dat de (vak)groep zelf de aanbevelingen bespreekt en op grond van de aanbevelingen een verbeterplan opstelt. Verenso ontvangt het verbeterplan SMART geformuleerd binnen drie maanden nadat de vakgroep het concept visitatierapport van Verenso heeft ontvangen. Tijdsinvestering: door (vak)groep zelf te bepalen. Reserveer hier voldoende tijd voor.
5. Het uitvoeren van de acties uit het verbeterplan. Deze laatste fase is essentieel om door visitatie kwaliteitsverbetering tot stand te brengen. Tijdsinvestering: door (vak)groep zelf te bepalen. Reserveer hier voldoende tijd voor.

Voor SOz visitatie geldt een iets ander proces. Klik hier voor meer informatie over SOz visitatie. 

Tijdens de visitatiedag vinden er vijf gesprekken plaats tussen de visitatiecommissie en vertegenwoordigers van verschillende geledingen van samenwerkingspartners van de specialisten ouderengeneeskunde. Op deze manier wordt zogenoemde 360 graden feedback gegeven over het functioneren van de vakgroep van specialist(en) ouderengeneeskunde.

De contactpersoon nodigt de samenwerkingspartners via de eigen e-mail uit op basis van een format (Ondersteunende vragenlijst samenwerkingspartners) te downloaden vanaf de homepage van Exata. Per geleding is er een ander format. Hierin staan vragen waarmee de samenwerkingspartners zich kunnen voorbereiden op vragen van de visitatiecommissie.

Er zijn vijf verschillende soorten geledingen van gesprekspartners:

1. management, bestuur
2. (para)medische dienst en V&V
3. externe samenwerkingspartners zoals huisartsen, apothekers en medisch specialisten
4. patiënten/mantelzorgers/leden cliëntenraad
5. aios, basisartsen, verpleegkundig specialisten en physician assistants

Voor elke geleding vul je 1 gespreksronde met  minimaal 3, maximaal 5, samenwerkingspartners.

De visitatiecommissie krijgt een meest volledig beeld van de vakgroep als je samenwerkingspartners uitnodigt van verschillende locaties/klantorganisaties.

Programma tweedaagse visitatie
Het dagprogramma voor een tweedaagse ziet er anders uit dan een eendaagse visitatie.

Het programma start op de eerste visitatiedag met twee verschillende rondes waarin de vakgroepleden in gesprek gaan met de visitatiecommissie.

De contactpersoon bespreekt met de vakgroepleden welke specialisten ouderengeneeskunde in het eerste gesprek met de visitatiecommissie deelnemen en welke in de tweede. Beide gesprekken zijn op dag 1 van de visitatie:

Gesprek visitatiecommissie met eerste deel vakgroep = 10.00 -12.00 uur
Gesprek visitatiecommissie met tweede deel vakgroep =  12.45 – 14.45 uur

NB: het is belangrijk dat de vakgroep nadenkt over de achterliggende gedachte van de indeling van deze twee groepen: per subregio, per doelgroep (GRZ, Wlz) etc. en Verenso hierover informeert via kwaliteit@verenso.nl. 

Na deze gesprekken vinden de gesprekken plaats met de samenwerkingspartners. Er zijn vijf verschillende soorten geledingen van gesprekspartners:

1. management en bestuur
2. interne samenwerkingspartners (V&V, paramedici, psycholoog)
3. externe samenwerkingspartners (apotheker, huisarts, medisch specialist)
4. VS, PA, aios, basisartsen
5. patiënten, mantelzorgers, leden cliëntenraad

Voor elke geleding vul je 2 gespreksrondes met minimaal 3, maximaal 5, samenwerkingspartners.

De visitatiecommissie krijgt een meest volledig beeld van de vakgroep als je samenwerkingspartners uitnodigt van verschillende locaties/klantorganisaties.

Deze gesprekken worden ook voor de tweede visitatiedag ingepland.

Als zijnde grote vakgroep worden er dus meer rondes gevuld met gesprekken met samenwerkingspartners.

Het is dus de bedoeling dat alle rondes gevuld worden met 3 tot 5 samenwerkingspartners. Dus als er van een bepaalde geleding twee rondes zijn geprogrammeerd, dan moeten deze beide worden gevuld en kom je in totaal uit op 6 tot 10 samenwerkingspartners van die geleding.

De visitatiecommissie krijgt een meest volledig beeld van de vakgroep als je samenwerkingspartners uitnodigt van verschillende locaties/klantorganisaties.

Aan het eind van de tweede visitatiedag komt de totale vakgroep weer bijeen en ontvangt  een terugkoppeling  van informatie en evaluatie vanuit de visitatiecommissie.

De visitatoren bestuderen voorafgaand aan de visitatie (beleids)documenten die inzicht geven in het functioneren van de (vak)groep  specialisten ouderengeneeskunde. De contactpersoon van de vakgroep levert daarvoor zes weken voorafgaand aan de geplande visitatiedatum de volgende relevante (beleids)documenten (mits deze beschikbaar zijn):

1. een ingevuld dagprogramma
2. een overzicht van het aantal specialisten ouderengeneeskunde, het aantal patiënten, hun specialisaties en aanstellingsuren en feitelijke gegevens m.b.t. hun ondersteuning. Hiervoor ontvangt de contactpersoon een format van een tabel die ingevuld kan worden door de contactpersoon van de (vak)groep.
3. het strategisch beleidsplan van de zorgorganisatie
4. een organigram concern waarin de positie van de specialisten ouderengeneeskunde wordt aangegeven
5. het beleidsplan van de vakgroep
6. het jaarplan van de (vak)groep
7. hetjaarverslag van de (vak)groep
8. het professioneel statuut specialisten ouderengeneeskunde en/of reglement van de (vak)groep
9. de beleidsnotitie(s) over de taken van de arts in het kader van de BOPZ/Wzd
10. de beleidsnotitie(s) over taakdelegatie/-herschikking
11. eventuele rapportage(s) van IGZ
12. de functiebeschrijving van de specialist ouderengeneeskunde
13. een scholingsplan voor de specialisten ouderengeneeskunde en degenen die zij superviseren
14. een overzichtslijst van protocollen/werkinstructies geldend voor specialisten ouderengeneeskunde en degenen die zij superviseren (zo mogelijk met publicatie/revisiedatum en verantwoordelijke)
15. de index van het gebruikte formularium
16. een voorbeeld dienstverleningsovereenkomst (SLA) specialist ouderengeneeskunde

Het programma van een vakgroep visitatiedag is afhankelijk van het aantal specialisten ouderengeneeskunde dat deelneemt aan de visitatie:

• Programma visitatiedagen 3 t/m 11 specialisten ouderengeneeskunde
• Programma visitatiedagen 12 t/m  22 specialisten ouderengeneeskunde

Deelnemers aan een SOz visitatie komen in een ad hoc samengestelde groep van maximaal 11 personen twee keer een dagdeel in Utrecht bijeen met een tussenliggende periode van zes weken. Tijdens de eerste bijeenkomst staat een reflectie op de door de deelnemers ingevulde waarderingssystematiek van visitatie centraal en tijdens de tweede bijeenkomsten staan de verbeterplannen van de deelnemers centraal. 

Alle gevisiteerde artsen ontvangen bij actieve deelname aan visitatie hiervoor 20 accreditatiepunten. Actieve deelname betekent dat de gevisiteerde arts:

1. Voorafgaand aan de visitatiedag individueel de Waardering Kwaliteitsitems en de Evaluatie Teamsamenwerking invult.
   
   
2. Voorafgaand aan de visitatiedag deelgenomen heeft aan het vakgroepoverleg waarin deze tot consensus komt over de gegeven scores ten aanzien van de kwaliteitsitems.
   
   
3. Tijdens de visitatiedag deelneemt aan de gesprekken met de visitatiecommissie.
   
   
4. Na de visitatiedag deelneemt aan het vakgroepoverleg waarin de vakgroep de uitkomst van het visitatierapport bespreekt.
   
   
5. Na de visitatiedag meewerkt aan het opstellen en uitvoeren van het verbeterplan.

Verenso kent de accreditatiepunten toe na de ontvangst van het verbeterplan van de (vak)groep.

Ben je lid van Verenso? Dan bedragen de kosten van visitatie in 2024 €1.405,88 excl. BTW per deelnemende specialist ouderengeneeskunde. Voor niet Verenso-leden is het bedrag vastgesteld op €€1.463,08 excl. BTW per deelnemer. Deze kosten kunnen door de werkgever in het scholingsbudget worden opgenomen. De contactpersoon van de vakgroep krijgt de factuur toegezonden voor de gehele vakgroep, als op het aanmeldformulier geen factuurgegevens zijn ingevuld. . 

Betaling dient te geschieden binnen de op de factuur vermelde betalingstermijn (30 dagen). Als niet aan de betalingsvoorwaarde (bedrag en termijn) is voldaan kan de visitatiedag niet plaatsvinden. 

Visitatie biedt de vakgroep reflectie op het groepsfunctioneren en het eigen professionele handelen met als doel de kwaliteit van de zorg te verbeteren. Om hier concreet mee aan de slag te gaan, stelt de vakgroep als laatse stap in het visitatieproces een verbeterplan op met daarin SMART geformuleerd welke concrete resultaten beoogd worden, welke verbeteracties daarvoor nodig zijn, welke arts hiervoor verantwoordelijk is en op welke streefdatum het streefresultaat behaald moet zijn.

De vakgroep ontvangt van Verenso een format voor een verbeterplan. Verenso kent de accreditatiepunten toe na ontvangst van een verbeterplan van de (vak)groep mits dat conform bovenstaande SMART geformuleerd is.

Bij de visitaties van Verenso ligt het eigenaarschap voor het opstellen en uitvoeren van het visitatie verbeterplan bij de (groep) specialisten ouderengeneeskunde. Het is aan de groep in hoeverre zij verbeterpunten formuleert op kwaliteitsitems waar zij al hoog scoort of op kwaliteitsitems waar zij lager dan gemiddeld scoort. Dit eigenaarschap blijft bij de vakgroep met uitzondering van twee situaties. Als hiervan sprake is, volgt een ander traject en gaat de procedure ‘Zorgen over kwaliteit van medische zorg bij vakgroepvisitatie’ in werking. Omdat Verenso vindt dat dan het opstellen en uitvoeren van verbeterdoelen verplicht gesteld moet worden.

Verenso vindt het in die situaties in het belang van de beroepsgroep van specialisten ouderengeneeskunde dat er niet alleen gespiegeld wordt, maar dat er ook actie wordt afgedwongen om kwaliteitsverbetering tot stand te brengen.

Het betreft de volgende twee situaties:

Situatie A: Kwaliteit onvoldoende op orde in relatie tot de professionele standaard van de beroepsgroep
Criterium: De visitatiecommissie scoort bij een vakgroepvisitatie een 1 (onvoldoende) op een of meerdere kwaliteitsitems van de waarderingssystematiek van visitatie die als ‘kritisch’ zijn gedefinieerd door de beroepsvereniging. Er is geen signaal dat de patiëntveiligheid potentieel in gevaar is.

Situatie B: De visitatiecommissie signaleert potentiële risico’s voor de patiëntveiligheid

Voor meer informatie zie: Procedure zorgen over kwaliteit van medische zorg bij vakgroepvisitatie (pdf)

De Landelijke Visitatie Commissie (LVC) heeft als taak het goed uitvoeren en afwikkelen van hervisitaties waarbij tijdens de visitatie twijfels of tekortkomingen in de patiëntveiligheid worden gesignaleerd; tevens heeft LVC als taak het goed afhandelen van klachten of incidenten met betrekking tot vakgroepvisitaties, SOz of EIF.

De namen van de huidige getrainde visitatoren zijn: Sandra Balk, Marja de Bruin, Renate Dingenouts, Rini Eringveld, Kristel Gillisse, Rian van Pagee, Charisse Picus, Marco Repko, Lyan de Roos-Römkens, Judith Ruchti, Anne Uytewaal, Wim Swagerman, Vicky van der Waaij en Martine Wetter.

De namen van de huidige secretarissen zijn: Lauri Faas en Marleen van Son.

Wilt u zich aanmelden of heeft u een vraag, maar kunt u het antwoord niet vinden in dit overzicht? Neem dan contact op met Petra Wijkstra via kwaliteit@verenso.nl of via telefoonnummer 030-2271910.

Zie ook:

• Algemene voorwaarden voor deelname aan vakgroepvisitatie

• Algemene voorwaarden voor deelname aan SOz-visitatie 

   

Als de herregistratiedatum van de specialist ouderengeneeskunde na de datum van de visitatiedag valt maar voor het indienen van het verbeterplan door de vakgroep, dan kan de specialist ouderengeneeskunde eerder zijn punten toegekend krijgen dan de andere vakgroepleden door voor zijn herregistratiedatum alvast via kwaliteit@verenso.nl een verbeterpunt in te dienen waar hij/zij kartrekker van wordt (inclusief verbeterdoel, streefresultaat, verbeteracties, randvoorwaarden, streefdatum van uitvoering en verwijzing bij welk kwaliteitsitem het past). Voorwaarde is wel dat de specialist ouderengeneeskunde aan de andere stappen van het visitatieproces heeft deelgenomen. 

Wanneer je wilt inloggen voor de visitatievragenlijsten klik dan hier.

Mocht het inloggen onverhoopt niet lukken, stuur dan een e-mail naar kwaliteit@verenso.nl.