De Gevisiteerdenreis

Fréderique van der Toorn, Lauri Faas

Introductie

Verenso (de beroepsvereniging van specialisten ouderengeneeskunde) voert sinds 2011 visitaties uit bij vakgroepen van specialisten ouderengeneeskunde. Vakgroepvisitatie bij Verenso is een gestructureerde methode om het functioneren van een groep specialisten ouderengeneeskunde te evalueren. Hieronder presenteren wij de uitkomsten van onze “Gevisiteerdenreis”, analoog aan een klantreis. Een klantreis is een begrip afkomstig uit  de marketingwereld en bestaat uit alle stappen en contactmomenten tussen een klant en een merk, product of dienst, om ervaringen van de klant in kaart te brengen.^1-3 In dit geval wordt de dienst ‘vakgroepvisitatie’ geëvalueerd en bestaan de ‘klanten’ uit leden van Verenso die in de afgelopen vijf jaar gevisiteerd zijn. Met achttien Verenso-leden hebben we de stappen van een vakgroepvisitatie vastgesteld en hun ervaringen daarbij doorlopen.

Doel en opzet Gevisiteerdenreis

Verenso kijkt structureel in de spiegel hoe het visitatieproces nog verder verbeterd kan worden. Dit jaar is de evaluatie breed ingestoken en hebben wij voor een evaluatiewijze gekozen waarbij het perspectief van de gevisiteerde specialist ouderengeneeskunde centraal staat middels een “Gevisiteerdenreis”.

Het doel van de Gevisiteerdenreis is om inzicht te krijgen in wat specialisten ouderengeneeskunde ervaren bij elke stap van het visitatieproces, waar zij inspiratie van krijgen en waar zij tegenaanlopen. Deze informatie kan Verenso input geven om het visitatieproces meer te laten aansluiten op de behoeften en belevenis van de specialisten ouderengeneeskunde.

Wie waren de ‘klanten’?

Achttien specialisten ouderengeneeskunde deden mee aan deze Gevisiteerdenreis. De Gevisiteerdenreis bestond zowel uit individuele digitale interviews als uit een fysiek georganiseerde groepsbijeenkomst op het kantoor van Verenso. Negen Verenso-leden werden individueel via Teams geïnterviewd. Zowel ervaren als net gestarte specialisten ouderengeneeskunde, met diversiteit in de werkregio’s, het werkveld en de vakgroepgrootte werden uitgenodigd. Er werd een semigestructureerd interview gehouden waarbij ervaringen over de vakgroepvisitatie in zijn algemeen en de diverse stappen van het visitatieproces werden bevraagd. Op 27 januari 2025 vond een groepsbijeenkomst plaats over de vakgroepvisitatie met negen andere Verenso-leden. Ook hiervoor werd een gemêleerde afvaardiging van specialisten ouderengeneeskundeleden uitgenodigd. Tijdens de bijeenkomst werd gevraagd welke stappen in het visitatieproces werden ervaren en wat de ervaringen per visitatiestap waren.

Met de aanwezige specialisten ouderengeneeskunde stelden we de volgende stappen vast in het visitatieproces:

1. De aanmelding: vakgroepen melden zich aan bij Verenso voor visitatie en in overleg wordt een datum gepland.

2. De voorbereiding: het individueel invullen van vragenlijsten door specialisten ouderengeneeskunde en het komen als groep tot een gezamenlijke conclusie (de zogenaamde vakgroepsconsensus) ten aanzien van de evaluatie teamsamenwerking en de  professionele standaard van de beroepsgroep (de zogenaamde waarderingssystematiek met kwaliteitsitems).

3. De visitatiedag zelf: De visitatiecommissie spreekt uitvoerig met de vakgroep en verzamelt feedback in gespreksrondes met collega’s waarmee de vakgroep samenwerkt (de zogenoemde samenwerkingspartners).

4. Het verbeterplan: De vakgroep maakt een verbeterplan op basis van het visitatierapport en de kwaliteitsitems waarop de vakgroep zichzelf wilt verbeteren.

Wat waren de uitkomsten?

Naar aanleiding van de interviews en de bijeenkomst zijn de meest voorkomende bevindingen gebundeld tot onderstaand overzicht.

Algemene bevindingen
Wat gaat goed?

• Vakgroepvisitatie helpt om het inzicht op cyclische processen te vergroten.

• Vakgroepvisitatie helpt om de samenwerking tussen specialisten ouderengeneeskunde onderling en met andere collega’s in de zorg inzichtelijk te maken en te vergroten.

• De te ondernemen stappen en tijdslijn bij een vakgroepvisitatie zijn duidelijk.

• Het contact met het bureau van Verenso verloopt prettig.

Wat kan beter?

• De administratieve werklast wordt als hoog ervaren, met name voor de eerste contactpersoon van de visitatie.

• Verenso zou duidelijker kunnen communiceren waarom verpleegkundig specialisten en physician assistants niet kunnen deelnemen aan de visitatie.

Fase 1: De aanmelding
Wat gaat goed?

• Verenso is duidelijk wat betreft de beschikbare data voor een vakgroepvisitatie.

• Verenso denkt goed mee (bijvoorbeeld toch nog ingepland kunnen worden op een vrijgekomen datum eerder in de tijd).

• Er waren korte lijnen tussen de contactpersonen van de vakgroep en Verenso. De communicatie met Verenso werd als prettig ervaren ten aanzien van afstemming, de planning en losse vragen.

• De procedure van het visitatietraject is helder.

Wat kan beter:

• Er zit veel tijd tussen de aanmelding en de visitatiedag: de wachttijd tot de visitatiedag is lang.

• Het op de hoogte houden van Verenso-leden over de actuele visitatiewachttijd, bijvoorbeeld middels de nieuwsbrief, is gewenst.

Fase 2: De voorbereiding en de vragenlijsten
Wat gaat goed?

• Specialisten ouderengeneeskunde voelden zich uitgedaagd om medisch inhoudelijke en organisatorische processen op een rij te zetten die anders mogelijk zouden ontsnappen aan de aandacht.

• De consensusbijeenkomst met de vakgroep wordt als nuttig ervaren.

• Het gezamenlijk evalueren kan inspiratie geven en bijdragen aan het gevoel van samenhorigheid.

• De evaluatie groepssamenwerking geeft een helder en duidelijk inzicht in de samenwerking binnen de groep.

Wat kan beter?

• De administratielast wordt voor de contactpersoon als hoog ervaren (“Dit is een energielek”). Er moet een groot aantal (beleids)documenten worden ingeleverd.

• De specialisten ouderengeneeskunde vinden de vragenlijsten te lang en te gedetailleerd en de meerkeuze opties bij de vragenlijst waarderingssystematiek te beperkt.

• Verenso zou de gevraagde hoeveelheid en type uitgenodigde samenwerkingspartners kunnen heroverwegen, waarbij aan de ene kant gestreefd wordt naar een voldoende breed beeld krijgen van de vakgroep, en aan de andere kant naar kostenbeheersing en tijdsefficiëntie.

• De specialisten ouderengeneeskunde ervaren Exata als een niet-intuïtief programma. Zij waren veel aan het zoeken waar documenten staan en vinden de naamgeving van documenten verwarrend.

• De specialisten ouderengeneeskunde ervaren de toon van Verenso in schriftelijke communicatie als wat streng en formeel. De vragenlijsten en formats zijn moeilijk leesbaar door beleidstermen zoals “groepsconsensus” en “randvoorwaarden” (“Het is geen artsentaal maar beleidstaal”).

• Door de kleurcodering en puntenwaardering in de vragenlijsten ervaren specialisten ouderengeneeskunde een waardeoordeel aan de gekozen antwoorden. Dit kan verbeterd worden door een meer neutrale systematiek en/of meer ruimte voor eigen invulling te bieden.

• Om sociaal wenselijke antwoorden te vermijden zou het helpen als Verenso het doel van visitatie (zelfreflectie, geen toetsing) duidelijker benoemt.

• Sommige specialisten ouderengeneeskunde wensen meer proactieve (bege)leiding van Verenso, zoals een gespreksbegeleider bij de groepsconsensusbijeenkomst of meer richting hoe de vragenlijsten in te vullen, bijvoorbeeld door inspirerende voorbeelden te geven hoe andere vakgroepen dat hebben aangepakt.

Fase 2: De visitatiedag(en)
Wat gaat goed?

• De gesprekken met de visitatiecommissie worden als prettig ervaren. De specialisten ouderengeneeskunde voelden de vrijheid om met de visitatoren te sparren over hun worstelingen en er werd goed gekeken naar wat de vakgroep zelf vindt van de kwaliteit.

• De visitatoren schetsten een adequaat beeld van het functioneren van de vakgroep en de relevante ontwikkelmogelijkheden (“Er werd echt een spiegel voorgehouden”).

• De visitatiedag geeft inspiratie.

Wat kan beter?

• De specialisten ouderengeneeskunde wensen meer nadruk op wat er gedaan is met het vorige verbeterplan tijdens de gesprekken. Dit zodat de visitatie meer voelt als een stromend continue proces.

• Verenso zou duidelijker kunnen communiceren dat de vakgroepvisitatie (deels) hybride kan met betrekking tot de gesprekken met de samenwerkingspartners.

• In de gesprekken zou meer rekening gehouden kunnen worden met het kwaliteitsverschil tussen zorglocaties en/of subspecialisaties binnen de vakgroep (bijvoorbeeld de GRZ).

Fase 3: Visitatierapport en verbeterplan
Wat gaat goed?

• Het visitatierapport wordt als nuttig en representatief ervaren.

• Het rapport wordt snel toegezonden.

• De bevindingen worden veelal gebruikt als voorzet voor het verbeterplan.

• Het opstellen van het verbeterplan wordt over het algemeen als nuttig ervaren.

Wat kan beter?

• Vakgroepen zijn zoekende hoe zij het verbeterplan het beste kunnen vormgeven en laten aansluiten bij de bestaande organisatiedocumenten. Verenso zou hierin kunnen meedenken.

• Het zou helpend zijn als de punten waar de vakgroep mee verder wil vanuit de groepsconsensus geselecteerd zouden kunnen worden waarna het systeem een Word document genereert als een conceptverbeterplan.

• Een deel van de specialisten ouderengeneeskunde gaf aan behoefte te hebben aan tussenevaluaties met Verenso in plaats van pas na vijf jaar te evalueren. Dit ter spreiding van de werklast en het sneller (her)evalueren van de ondernomen stappen.

Conclusie

Het proces van visitatie voor specialisten ouderengeneeskunde binnen een vakgroep is geëvalueerd met een afvaardiging van achttien specialisten ouderengeneeskunde. Specialisten ouderengeneeskunde zien de meerwaarde van visitatie vooral in het inzichtelijk maken van de huidige processen en samenwerkingen en waar nog kansen liggen voor de vakgroep. Onder andere qua administratieve werklast valt nog winst te halen. Bovenstaande adviezen zullen worden voorgelegd aan de Landelijke Visitatie Commissie en Verenso zal hier verder mee aan de slag gaan. De  wijzigingen die naar aanleiding van de Gevisiteerdenreis worden geïmplementeerd bij Verenso zullen te zijner tijd worden medegedeeld aan de Verenso leden.

Eindnoot

Alleen de visitatie van specialisten ouderengeneeskunde binnen een vakgroep werd meegenomen in de Gevisiteerdenreis. Het evalueren van de visitatie van specialisten ouderengeneeskunde zonder vakgroep op het moment van visitatie (SOz) volgt op een later moment.

Auteurs

• Drs. F.A. (Fréderique) van der Toorn, specialist ouderengeneeskunde ( t.t.v. artikel aios ouderengeneeskunde, beleidstagiair Verenso)

• Lauri Drs. L.P.M.(Lauri) Faas, beleidsadviseur, Verenso