Verder na visitatie

Vakgroepen over hun ervaringen en aanpak

Drs. Corinne M. de Ruiter 

Hoe ervaren vakgroepen van specialisten ouderengeneeskunde hun deelname aan (kwaliteits)visitatie? Hoe ontwikkelen zij daarna hun professioneel functioneren? Tot welke resultaten kan dat leiden? Dertien vakgroepen geven hierop antwoord in dit artikel. De meest gehoorde opmerking is dat visitatie leidt tot een helder beeld van het functioneren van individuele artsen en hun vakgroep én tot bewustwording en bereidheid om daarin als arts en als team te ontwikkelen.

Inleiding

U kunt als specialist ouderengeneeskunde deelnemen aan visitatie omdat het een herregistratie-eis is, het 20 accreditatiepunten kan opleveren, uw collega’s of leidinggevende dat willen óf omdat u benieuwd bent wat vakgenoten en samenwerkingspartners zien als sterke- en ontwikkelpunten voor het professionele functioneren van uzelf en de vakgroep. In dit artikel maken dertien vakgroepen duidelijk dat het ook om alle vier redenen tegelijk kan gaan. Zij geven aan hoe zij visitatie hebben ervaren en wat het hen heeft opgeleverd. Dit artikel volgt op het eerdere artikel in dit tijdschrift over Trends in het professioneel functioneren na visitatie.

Meerwaarde

Alle dertien vakgroepen noemen spontaan dat visitatie hen een goed zicht geeft op hun eigen professionele handelen en dat van de vakgroep. In hun reacties zijn de volgende thema’s te herkennen, die we illustreren met anonieme citaten:

• zicht op verwachtingen: ”We weten nu hoe andere specialisten, disciplines, cliënten en afdelingen onze artsen ervaren én of ons handelen aansluit bij hun verwachtingen en behoeften”.
• zicht op sterke- en ontwikkelpunten: “De visitatie heeft op een gestructureerde wijze een heldere analyse opgeleverd over de sterke punten en ontwikkelpunten van de vakgroep en wijst op onze blinde vlekken”. Een ander zegt: “Onze overeenkomsten en verschillen in de werkwijze als arts werden duidelijker”.
• bewust van kwaliteiten en waardering: “De visitatie heeft ons als vakgroep bewust gemaakt dat wij binnen het verpleeghuis een hoogopgeleide groep professionals zijn met veel kwaliteiten, dat we een hoog streefniveau en een goede onderlinge sfeer hebben”. Een andere vakgroep voegt daaraan toe: “Dat geeft een goed gevoel, een gevoel van trots om deel uit te maken van deze vakgroep”.
• team- en visievorming: “We zijn door visitatie als vakgroep meer met elkaar in gesprek geraakt over een ieders wensen en verwachtingen”. Een ander meldt: “Het dwingt tot nadenken over de eigen rol en positie binnen de vakgroep en binnen maatschappelijke ontwikkelingen én het leidt tot het expliciet ontwikkelen van een eigen visie daarover”.
• verbeterdoelen vaststellen: “Door de visitatie zijn we ‘gedwongen’ om nog kritischer naar ons eigen handelen te kijken en doelen en acties uit te zetten op de gebieden waarvan wij vinden dat er nog verbeteringen nodig zijn”.
• goede profilering: “Het dwingt ons om stil te staan bij de profilering van de vakgroep en te kijken in hoeverre een ieders individuele werkwijze daarin past of bijgesteld moet worden”.
• betere samenwerking met het management: “We zijn ons er meer van bewust dat de samenwerking met het management moeizaam was en daaraan willen we werken”.
• noodzakelijke randvoorwaarden benoemd: “We beseffen beter dat veel randvoorwaarden ontbraken zoals de kwaliteit van de verzorging en ICT”.

Verbeteraanpak

Alle vakgroepen stellen na de visitatie een verbeterplan op en beschrijven daarin concrete streefresultaten, verbeteracties en wie verantwoordelijk is voor welke actie. Ook worden per  beoogd resultaat bepaald wanneer deze gerealiseerd moet zijn. Het inleveren van dit verbeterplan is een voorwaarde om te voldoen aan de herregistratie-eis en dus ook voor het ontvangen van de 20 accreditatiepunten waar elke individuele specialist ouderengeneeskunde  na het doorlopen van het gehele proces recht op heeft.

Sommige vakgroepen geven aan dat het verbeterplan leidend is bij hun verdere ontwikkeling: “Wij hebben als vakgroep een gestructureerd ontwikkelingsplan gemaakt met heldere en haalbare doelen. Dit is verwerkt in ons jaarplan. De hierin genoemde onderwerpen zijn verwerkt in de jaarplanning van ons werk- en vakgroepoverleg. Het is daarmee geborgd en komt cyclisch terug. Op alle competenties hebben we SMART- doelen en acties geformuleerd. Dit ontwikkelingsplan is ook gecommuniceerd met de managers, de organisatie en het kennis- en behandelcentrum. Het blijft een doorlopend proces tot 2019. Ook naar buiten toe hebben wij met trots uitgedragen dat we met de visitatie bezig waren en wat het ons heeft opgeleverd”. Een vakgroep meldt: “Ons handelen als vakgroep is veranderd door het verbeterplan uit te werken in jaarplannen. Door meer methodisch te werken met jaarplannen kunnen er meer onderwerpen worden besproken, beschreven en geïmplementeerd”.

Vier vakgroepen geven aan na de visitatie via groepscoaching te hebben gewerkt aan verbeterpunten: “Ons professionele handelen is verder ontwikkeld met ondersteuning van externe coaching waarbij de focus lag op elkaar feedback geven, communicatie en functioneren binnen een team met inzicht in eigen sterke en zwakke punten”. Een andere vakgroep stelt: “We werken na de visitatie, individuele en groepscoaching hard aan de verbeterpunten in het verbeterplan, geven elkaar meer directe feedback, hebben een betere vergaderstructuur, kennen een beter besluitvormingsvormingsproces en werken meer op basis van protocollen”.

Enkele vakgroepen geven aan dat zij na de visitatie de vakgroep anders hebben georganiseerd: “We zijn gaan werken in subteams. Daardoor vindt er veel vaker overleg plaats over patiëntgerelateerde zaken en geven we elkaar feedback over ons medisch handelen”. Vrijwel alle vakgroepen hebben hun overleg sterker gestructureerd: “In ons artsenoverleg hebben we nu als vaste agendapunten: notulen, casusbespreking, eenduidig werken, bespreken van een verbetervoorstel en actuele kwesties. Zo hebben we inmiddels ons beleid afgestemd over alternatieve geneeswijzen, samenwerking met huisartsen, handelen in de palliatieve fase en het schouwprotocol”.

Voorbeelden verbeterresultaten

Wat precies verbeterd wordt, verschilt uiteraard per vakgroep. Competenties waar sommige vakgroepen goed in presteerden, bleken tijdens visitatie voor andere vakgroepen juist knelpunten op te leveren en andersom. Ook de inhoud en prioritering van verbeterplannen variëren daardoor. Hieronder volgen voorbeelden van verbeterresultaten per competentie:

1. Medisch handelen

Veel vakgroepen geven aan over een aantal onderwerpen eenduidig medisch beleid te hebben afgesproken zoals het handelen in de terminale fase, consequente gedragsvisitaties of het eenduidiger voorschrijven van medicatie op basis van het formularium en FTO-afspraken. Ook is er meer aandacht voor het gezamenlijk implementeren van (Verenso) richtlijnen: “Twee keer per jaar presenteert één van onze artsen een richtlijn, bespreken we die samen en volgt implementatie”. Een andere vakgroep meldt dat de artsen en paramedici twee keer per jaar tijdens een gezamenlijke bijeenkomst hun (para)medisch handelen afstemmen over een specifiek onderwerp. Sommige vakgroepen toetsen vervolgens ook gezamenlijk hun medisch handelen: “Als uitkomstmaat voor de kwaliteit van handelen van de vakgroep is de ‘Nierfunctie’ genomen, dit is gekoppeld aan een protocol Nierfunctiestoornissen”.

2. Communicatie met patiënten/vertegenwoordigers en mantelzorgers

Vakgroepen die verbeterpunten hadden op het gebied van communicatie realiseerden onder andere een cliëntenoverleg waar structureel de familie voor wordt uitgenodigd. Ook zorgden enkele vakgroepen dat de bewoners (en hun familie en verzorgers) beter geïnformeerd werden over de contact(mogelijkheden) met de arts tijdens de visite, familiegesprekken en daarbuiten. Een andere vakgroep heeft gewerkt aan duidelijkheid over de rolverdeling tussen de specialist ouderengeneeskunde en de teammanager bij de zorgplanbespreking en dit is geprotocolleerd.

 3.  Samenwerking

• Veel vakgroepen van specialisten ouderengeneeskunde hebben geïnvesteerd in sterkere teamvorming binnen de vakgroep ouderengeneeskunde: “De visitatie heeft er voor gezorgd dat we meer een team zijn geworden. We worden zo ook benaderd door het management en hebben nu meer gerichte invloed”. Visitatie kan ook leiden tot betere onderlinge afstemming en structureel overleg: “We kennen en benutten ieders expertise en interesses beter, geven en ontvangen makkelijker feedback, communiceren en delen verantwoordelijkheden beter en hebben een betere besluitvorming tijdens het vakgroepoverleg”.
• Multidisciplinaire samenwerking kan soepeler en duidelijker worden: “Binnenkort zal onze vakgroep op een themadag van ons Kennis-en behandelcentrum een dagdeel verzorgen over de (evaluatie van) regievoering’’.
• Ketensamenwerking is versterkt bij verschillende vakgroepen. Zo noemt een vakgroep: “De deelname aan transmurale werkgroepen is uitgebreid via transmurale afspraken over palliatieve zorg, NTBR-beleid en afstemming met ziekenhuis en huisartsen”. Een andere vakgroep meldt dat er na de visitatie heldere afspraken zijn gemaakt over onderlinge samenwerking tussen de specialist ouderengeneeskunde en klinisch geriater. Diverse vakgroepen zeggen zich meer te (gaan) profileren in de eerste lijn.

4.  Kennis en wetenschap

Verschillende vakgroepen hebben een gezamenlijk opleidingsplan geformuleerd: “De specialisten ouderengeneeskunde en de verpleegkundig specialisten hebben samen het scholingsplan gemaakt. Dit is een mooi vertrekpunt voor de verdere ontwikkeling van de vakgroep”. Voorbeelden van onderdelen van scholingsplannen zijn:

• het scholen van (technische) vaardigheden;
• het gezamenlijk bespreken van het scholingsaanbod en het besluiten over eventuele deelname van een specialist ouderengeneeskunde;
• het volgen van kaderopleidingen, al of niet vanuit het uitgangspunt dat ten minste voor elke subspecialisatie een kaderarts is aangesteld;
• het actualiseren van kennis door om de beurt een referaat te houden (bijvoorbeeld tien keer per jaar) of een CAT te bespreken (bijvoorbeeld zes keer per jaar);
• geaccrediteerde intervisie als vakgroep;
• het opleiden van (h)aio’s of scholing geven aan andere zorgprofessionals binnen de eigen organisatie.
  
  

5.  Maatschappelijk handelen

Veel vakgroepen ontwikkelen een visie op hun medische zorg aan kwetsbare ouderen, en stellen daarbij vast wat de consequenties zijn voor hun professionele handelen en de praktijkorganisatie. “Samen met het management hebben we nu twee keer per jaar een beleidssessie om het meerjarenplan met concrete speerpunten op te stellen en de voortgang te bewaken”. Ook de profilering is daarbij een aandachtspunt voor veel vakgroepen: “Op de website staan nu alle artsen met een beschrijving van hun aandachtsgebieden, werkzaamheden en een foto. Een vervolgstap wordt de profilering buiten de organisatie”.

6.  Organisatie

Veel vakgroepen hebben geïnvesteerd in een betere samenwerking en in een structureel overleg met relevante managers zoals de raad van bestuur, hoofd behandeldienst, team- of locatiemanagers. Voorbeelden hiervan zijn dat een vakgroepvoorzitter structureel als adviseur aanwezig is bij het management-teamoverleg. Deze vakgroepen kregen daardoor een duidelijker positie in de organisatie: “Door de visitatie is ons professioneel statuut herzien. Dat leidde tot een discussie met ons management over de plaats die wij als vakgroep innemen binnen de instelling. Dat is goed”. Ook benoemt een vakgroep zich meer bewust, alert en voorbereid te zijn op beslismomenten van het management en daarbij een meer actieve inbreng te hebben dan voorheen.

De meeste vakgroepen zijn ook aan de slag gegaan om hun efficiency te verbeteren. Dit hebben zij bijvoorbeeld gedaan door het implementeren van een betere vergaderstructuur en besluitvorming, (her)verdeling van expertisegebieden, verbeteren van  de bereikbaarheidsdienst en het (up-to-date) geprotocolleerd werken. Naast een betere taakverdeling hebben veel vakgroepen ook gewerkt aan een duidelijkere taakdelegatie in de praktijk. Niet alleen zijn taken en bevoegdheden van de verpleegkundig specialist aangescherpt, maar wordt ook gekeken naar een eenduidige wijze van taakdelegatie en supervisie door de artsen. Ook de praktijkorganisatie en -ondersteuning zijn verbeterd door de verslaglegging van het artsenoverleg, aanscherping van de taken van de medisch secretaresses en de doktersassistenten en het uniformeren van correspondentie.

7.  Professionaliteit

De specialisten ouderengeneeskunde van een aantal vakgroepen hebben actief gewerkt aan het beter afstemmen van hun professioneel handelen om te zorgen dat hun patiëntenzorg en praktijkorganisatie meer eenduidig patiënt- en organisatie-gericht is, in plaats van gebaseerd op de eigen verschillende voorkeuren.

Betere randvoorwaarden

Niet alleen de artsen zelf hebben na de visitatie hun professioneel handelen versterkt. Ook zijn in een aantal organisaties de randvoorwaarden verbeterd. Eén vakgroep meldt dat er nu op alle locaties verzorgenden aanwezig zijn met opleidingsniveau VIG 3. Een andere vakgroep meldt dat er betere koppelingen zijn aangebracht tussen het EPD, EVS en dat zij nu digitaal lab-aanvragen kunnen verzorgen.

Verder ontwikkelen

Een aantal vakgroepen geeft aan de komende jaren nog meer te willen investeren in de inbedding van de artsengroep in de organisatie en de samenwerking met het management (bijvoorbeeld op basis van een professioneel statuut) te willen versterken. Ook een sterkere interne en externe profilering van de eigen expertise, betere dossiervoering en digitale uitwisseling van patiënteninformatie met huisartsen staan op de agenda. Veel vakgroepen willen een cultuur realiseren waarin het gewoon is dat de artsen elkaar structureel en veilig feedback geven op hun professioneel handelen zodat zij gezamenlijk optimale patiëntenzorg kunnen bieden.

Overwegingen

Natuurlijk kunnen niet alle vakgroepen na de visitatie meteen alle ontwikkelpunten met succes realiseren. Het is duidelijk dat zowel binnen als buiten de verpleeghuisorganisaties veel gebeurt. Een specialist ouderengeneeskunde zegt daarover: “We leven in een dynamischere verpleeghuiswereld dan vijf jaar geleden. Dit brengt met zich mee dat je geregeld geleefd wordt door de waan van de dag. Het blijft dan soms lastig om goed de vinger aan de pols te houden van het verbetertraject”. Een ander zegt daarover: “Dit verbeterproces is nog niet af en gaat continu door. We moeten elkaar blijven (aan)spreken en hiervoor de tijd nemen. Het is belangrijk alert te blijven op onze positie, bijdrage en inhoud wanneer het gaat om ons medisch handelen en de verantwoordelijkheid in de breedste zin van het woord’’.

Conclusie

Veel vakgroepen geven aan zich na de visitatie bewuster te zijn dat goede patiëntenzorg vergt dat de artsen gezamenlijk cyclisch met de kwaliteit van hun handelen bezig zijn. Het zijn echter de specialisten ouderengeneeskunde zelf die succesvolle verbeterresultaten realiseren, zeker als zij hiervoor goed gesteund worden door hun organisatie. Visitatie lijkt daar een goede impuls aan te geven.

Informatie

Voor meer informatie over de opzet en (mogelijke) resultaten van visitatie:

• Zie op de Verenso website FAQ Visitatie.
• Zie het artikel over Trends in het professioneel functioneren na visitatie (TvO no. 2-2015).
• Vragen kunnen gesteld worden aan Pieter le Rütte en Corinne de Ruiter.