SOz-visitatie: een instrument voor reflectie en kwaliteitsverbetering

Lauri Faas

Verenso heeft voor de specialist ouderengeneeskunde die niet aan de standaard vakgroepvisitatie kan deelnemen de SOz-visitatie ontwikkeld zodat alle specialisten ouderengeneeskunde kunnen voldoen aan de herregistratie-eis ‘deelname aan externe kwaliteitsevaluatie’.

Waarom biedt Verenso de SOz-visitatie voor de specialist ouderengeneeskunde?

Alle specialisten ouderengeneeskunde, ongeacht hun werkplek of eventuele aandachtsgebied, moeten bij herregistratie na 1 januari 2020 aantonen dat ze in de vijf jaar voorafgaand aan hun herregistratie hebben deelgenomen aan externe kwaliteitsevaluatie (visitatie).¹ De meeste specialisten ouderengeneeskunde voldoen aan deze eis via het kwaliteitsbevorderende instrument van vakgroepvisitatie² dat Verenso als beroepsvereniging aanbiedt. Verenso heeft met de vakgroepvisitatie voor een groot deel van de specialisten ouderengeneeskunde een passend aanbod gemaakt om aan de herregistratie-eis te voldoen. En ook om als groep te werken aan kwaliteitsverbetering van de medische zorg, de verdere ontwikkeling van de vakgroep en de samenwerking binnen de groep. Een kleine groep van specialisten ouderengeneeskunde kan niet aan deze vorm van visitatie deelnemen en hiervoor heeft Verenso sinds eind 2018 een alternatief aanbod: de SOz-visitatie.

Voor wie is deze vorm van visitatie bedoeld?

Vakgroepvisitatie is het uitgangspunt van visitatie voor specialisten ouderengeneeskunde. Ervan uitgaande dat elke specialist in een team werkt, geldt de eis van visitatie echter ongeacht de werksetting.³ De SOz-visitatie is bedoeld voor specialisten ouderengeneeskunde die niet aan een vakgroepvisitatie kunnen deelnemen. Dit kan zijn omdat zij werken als ZZP en niet langdurig bij een vakgroep werken, of omdat zij wel langdurig werken bij een zorginstelling maar niet op het moment dat daar een vakgroepvisitatie plaatsvindt voordat de eigen herregistratiedatum verloopt en/of omdat zij werken in een werkomgeving met minder dan drie specialisten ouderengeneeskunde (bijvoorbeeld in een ziekenhuis, hospice e.d.). Voor alle specialisten ouderengeneeskunde die om welke reden dan ook niet, of niet op het juiste moment, bij een vakgroep werken, is de SOz-visitatie ontwikkeld. Achter de naam zit de gedachte: visitatie voor specialisten ouderengeneeskunde zonder vakgroep om visitatie mee te doen.

Uitgangspunt is dat de SOz-visitatie zoveel mogelijk gelijk is en in elk geval gelijkwaardig is aan de vakgroepvisitatie. Verenso heeft met de SOz-visitatie als doel:  

• Een specifieke groep van specialisten ouderengeneeskunde te ondersteunen bij het voldoen aan de (her)registratie eisen.
• Deelnemers op basis van systematische feedback in een veilige omgeving inzicht te geven in sterke en verbeterpunten ten aanzien van de hele breedte van het vak.
• Deelnemers te inspireren om aan de slag te gaan met hieruit voortvloeiende verbeterpunten.
• De inspanningsverplichting, de werkvorm, de kosten en te behalen accreditatiepunten zoveel mogelijk gelijk te houden als aan de vakgroepvisitatie.  

Wat is de waarde van een SOz-visitatie?

De visitatiecommissie houdt de SOz-deelnemers een spiegel voor over hoe de deelnemers zich met hun werkomgeving verhouden tot de professionele standaard. SOz-visitatie geeft deelnemers de ruimte om te reflecteren over de gehele breedte van het vak. En nog belangrijker, om de volgende stap te maken, ‘Als ik die reflectie heb gedaan waar kies ik dan voor met oog op het zetten van stappen ten aanzien van kwaliteitsverbetering?’. Indien een SOz-deelnemer voor een vakgroep werkt, dan kan deze de verkregen inzichten vanuit de SOz-visitatie delen met de rest van de vakgroep.  

Tijdens de SOz-visitatie staat het leren van elkaar centraal. Een belangrijke rol van de visitatiecommissie is om de deelnemende specialisten ouderengeneeskunde te stimuleren elkaar feedback en tips te geven. Dit is ook wat deelnemers als positief punt over de SOz-visitatie teruggeven aan Verenso. Dat het verfrissend is om je eigen praktijksituatie te delen met collega’s, ervaringen uit te wisselen en samen de weg te bewandelen om kwaliteitsverbetering in gang te zetten ten behoeve van je eigen werkomgeving. En dat alles binnen de systematiek van visitatie (de zogenaamde waarderingssystematiek). Hiermee is geborgd dat de reflectie en de uitvoering van beoogde verbeterdoelen zich richten op de praktijkvoering van een specialist ouderengeneeskunde en zijn werkomgeving in relatie tot de professionele standaard van de eigen beroepsgroep. Dit is een verschil met EIF (Evaluatie Individueel Functioneren) dat gericht is op persoonlijke ontwikkeling en waarvoor de EIF-deelnemer andere vragenlijsten voor de zelfreflectie gebruikt. Dit is ook anders dan bij de vakgroepvisitatie, dat enkel op de eigen organisatie is gericht.

Hoe verloopt deelname aan een SOz-visitatie?

Een SOz-deelnemer meldt zich individueel aan via de website van Verenso. Deelnemers aan een SOz-visitatie komen, in een ad hoc samengestelde groep van maximaal 11 specialisten ouderengeneeskunde, twee keer een dagdeel op het kantoor van Verenso te Utrecht bijeen met een tussenliggende periode van zes weken. Net als bij de vakgroepvisitatie bereiden de specialisten ouderengeneeskunde zich voor middels het invullen van de zogenaamde waarderingssystematiek. De waarderingssystematiek bestaat uit 22 kwaliteitsitems (gerelateerd aan 22 subthema’s binnen de ouderengeneeskunde). Deze kwaliteitsitems zijn ondergebracht in vier domeinen: evaluatie van zorg/medisch beleid, patiëntenperspectief, groepsfunctioneren en professionele ontwikkeling. Elke kwaliteitsitem kent vijf kwaliteitsniveaus. Aan de hand van stellingen wordt op deze manier voor elk beschreven subthema van de ouderengeneeskunde (implementatie van richtlijnen, dossiervoering, multidisciplinaire samenwerking, medicatiebeleid etc.) vijf niveaus van werken beschreven. De specialisten ouderengeneeskunde onderbouwen bij elk item de stelling die zij kiezen: waarom denkt de specialist ouderengeneeskunde dat hij binnen zijn huidige werkomgeving op het niveau van een bepaalde stelling werkt? De kwaliteitsitems zijn gebaseerd op de professionele standaard van de beroepsgroep, zoals het competentieprofiel van de specialist ouderengeneeskunde, richtlijnen, handreikingen en relevante wet- en regelgeving.

Naast het invullen van de waarderingssystematiek vragen de deelnemers feedback over het eigen functioneren uit aan een aantal van hun samenwerkingspartners. Denk hierbij aan managementleden, opdrachtgevers, paramedici, verpleegkundigen, apothekers, ziekenhuisspecialisten, verpleegkundig specialisten, (mantelzorgers van) patiënten etc. Hiervoor gebruikt de deelnemer een specifiek voor de SOz-visitatie ontwikkelde vragenlijst. De vragen hebben ook weer relatie met de inhoud van de waarderingssystematiek: in hoeverre werkt de specialist ouderengeneeskunde volgens richtlijnen, onderbouwt hij afwijken van afgesproken medisch handelen etcetera? Dit is een andere feedback-vragenlijst dan de specialist ouderengeneeskunde voor EIF gebruikt.

Tijdens de eerste bijeenkomst houdt de visitatiecommissie de SOz-deelnemers een spiegel voor over hoe de deelnemers zich met hun werkomgeving verhouden tot de professionele standaard. Hoe opener de SOz-deelnemers zich openstellen, hoe bruikbaarder de uitkomsten. Vandaar dat bij de start van de eerste bijeenkomst goed de tijd wordt genomen voor een grondige (werkgerelateerde) kennismakingsronde.

Al tijdens de visitatie gaan de deelnemers aan de slag met het opstellen en (gedeeltelijk) uitvoeren van hun verbeterplan. Middels het uitvoeren van het verbeterplan probeert de specialist ouderengeneeskunde in zijn werkomgeving het niveau van werken op bepaalde thema’s (gerelateerd aan gekozen kwaliteitsitems) naar een hoger niveau te brengen. Hiermee probeert de specialist ouderengeneeskunde binnen de eigen werkomgeving de kwaliteit van de verleende zorg te verbeteren.

Voor de eerste bijeenkomst wordt door iedereen een concept verbeterplan gemaakt. In de periode tussen de twee bijeenkomsten in helpen de deelnemers elkaar om hun verbeterplannen verder aan te scherpen door het stellen van verwondervragen over elkaars verbeterpunten en door het geven van tips. In de tweede bijeenkomst staan de verbeterplannen en de uitvoering daarvan centraal. Hiermee wordt tijdens de visitatie al de eerste stap gezet van het in gang zetten van kwaliteitsverbetering. Deze tweede SOz-bijeenkomst wordt door deelnemers daarom vaak als zeer waardevol gezien. Tijdens de tweede bijeenkomst presenteren de specialisten ouderengeneeskunde aan elkaar de voortgang van de uitvoering van een korte termijn gericht verbeterdoel en hoe zij de overige verbeterpunten uit hun verbeterplan gaan aanpakken.

De Registratiecommissie Geneeskundig Specialisten (RGS) ziet de invulling van de tweede bijeenkomst als zeer passend bij het idee achter externe kwaliteitsevaluatie (visitatie). Dat elke specialist deelneemt aan externe kwaliteitsevaluatie is aan de herregistratie-eisen toegevoegd omdat het van belang wordt gezien dat elke specialist deel uitmaakt van een groep en dat de groep zich medeverantwoordelijk voelt voor het individueel functioneren van de leden van de groep en voor de kwaliteit van de verleende zorg.³ Bij SOz-visitatie gaat Verenso ervan uit dat de groep ook een ad hoc samengestelde groep kan zijn. Dit onderschrijft de RGS voor de doelgroep van de SOz-visitatie. De tweede SOz-bijeenkomst wordt als het alternatief gezien voor de bijeenkomst tijdens vakgroepvisitatie waarin het verbeterplan gezamenlijk wordt opgesteld. Daarbij past het goed bij het uitgangspunt van Verenso om de werkvorm van de SOz-visitatie zoveel mogelijk gelijk te houden aan die van de vakgroepvisitatie.

Schrijf tijdig in en niet parallel aan EIF

Verenso biedt een aantal keer per jaar een SOz-visitatie aan. Meer informatie hierover is beschikbaar op de website van Verenso. Om zeker te zijn van een plek voordat de herregistratiedatum nadert, raadt Verenso specialisten ouderengeneeskunde aan zich tijdig voor hun herregistratiedatum in te schrijven via de website van Verenso. Het is daarnaast raadzaam om de deelname aan SOz-visitatie en EIF niet tegelijkertijd te plannen. Zorg voor spreiding binnen de herregistratietermijn (niet alles in het laatste jaar). Dit zorgt voor meer verdieping en het voorkomt dat een specialist ouderengeneeskunde twee keer in een korte periode op basis van verschillende vragenlijsten feedback aan samenwerkingspartners moet uitvragen.  

Conclusie

Sinds de invoer eind 2018 heeft Verenso de SOz-visitatie verder ontwikkeld tot een volwassen vorm van visiteren die nauw aansluit bij de vakgroepvisitatie. Verenso heeft hiermee voor de specialisten ouderengeneeskunde een uniek visitatie aanbod naast de standaard vakgroepvisitatie. 

Auteur

• drs. Lauri P.M Faas, beleidsadviseur Verenso