Medisch leiderschapsprogramma

De specialist ouderengeneeskunde terug op de kaart!

^{Foto: John Peters Fotografie}
 
Jeroen Beljaars, Gerard Marinus

Een krachtige medische vakgroep die zich in het hart van een ouderenzorgorganisatie begeeft en in verbinding staat met collega’s en het netwerk. Eén groot en sterk team met veer- en innovatiekracht. Met commitment voor de organisatie, openstaand voor zelfreflectie en samenwerking. Dat was de droom die wij hadden. Onmogelijk? Met meer dan 200 vacatures voor specialisten ouderengeneeskunde in het land? Wij geloofden dat het mogelijk was en gingen de uitdaging aan. Met succes!

Belang van een goede medische vakgroep

Een belangrijke sleutel tot succes voor een goede ouderenzorgorganisatie is de samenwerking met de specialisten ouderengeneeskunde. Zijn de medische processen niet goed ingeregeld, dan brengt dit grote risico’s met zich mee. Onvoldoende supervisie en sturing op de afdeling, onvoldoende spiegelen van ambities en innovatie van organisatiebeleid ten aanzien van uitvoerbaarheid in de dagelijkse praktijk, niet adequate zorg en behandeling voor de cliënten, zijn slechts enkele voorbeelden. Maar vooral ook grote risico’s als het gaat om patiëntveiligheid. Het Kwaliteitskader verpleeghuiszorg, waarin korte lijntjes en een nauw verweven samenwerking tussen bestuur en ouderenspecialisten worden bepleit, bevestigt dit. 

Het roer om

Bij Proteion ging eind 2018 het roer op dit gebied om. Een medische vakgroep ontbrak, QDNA-scores (signaleringslijst welke ondersteunt bij het optimaliseren van processen) voor medische inzet en zorg moesten beter, werving van basisartsen was aan de orde van de dag en innovatieve projecten werden onvoldoende benut door het ontbreken van medische capaciteit en expertise. Tijd voor vernieuwing en verandering dus!

De opdracht

Opdracht van ondergetekenden was dan ook het opnieuw volwaardig en professioneel inrichten van de behandeldienst. Maar waar te beginnen? Wat maakt een uitgezette lijn een succes? Of nog erger, een flop? Gezamenlijk vonden we elkaar al snel in het antwoord.

Terug naar de essentie

We moesten terug naar de essentie; wat maakt een medische vakgroep een groep? Waar haalt een medisch specialist voldoening uit? Naar onze inschatting zijn drie onderdelen hierin van wezenlijk belang:

1. Inhoud van het werk
2. Investeren in de groep
3. Arbeidsvoorwaarden
   
   

'Regie op inhoud, invloed op beleid’, was het motto!

Inhoud van het werk

Het accent werd gelegd op de inhoud. ‘Regie op inhoud, invloed op beleid’, was het motto! Een specialist wil graag dokteren, maar organisatiekeuzes en beleid moeten ook passen bij de uitvoerbaarheid in de dagelijkse praktijk. Geld en medische inhoud staan direct met elkaar in verbinding. Dus moet ook juist daar een gecombineerde aanpak op plaatsvinden.

Deze duale samenwerking komt tot uiting op het bestuurs-, regio- en locatieniveau, en uiteraard op inhoudelijk vlak. Iedere duale samenwerkingsvorm kent een vast koppel van manager en specialist ouderengeneeskunde welke in gezamenlijkheid opereren en afstemming met elkaar zoeken over het jaarplan, de begroting, innovaties en ambities, calamiteiten, scholingsplan etc.. De manager legt verantwoording af aan de Raad van Bestuur (RvB). Voor de inhoud zijn leiderschapslijnen opgericht, te weten GRZ, eerste lijn, psychogeriatrie, Wzd, opleiding etc..  Op deze inhoudelijke thema’s wordt duaal gestuurd op een soortgelijke manier, dat wil zeggen gezamenlijk afstemming zoeken op ambities/innovaties, concretisering in projecten, verantwoording naar de organisatie, behalen van begrotingsdoelen, delen van enthousiasme. Ter nuancering, de dokter blijft dokteren en de manager managen. De verantwoordelijkheden zijn vastgelegd en belegd in een bestuurlijke notitie. De afstemming tussen betrokkenen vindt hierover wekelijks plaats.

Bedrijfsvoering en medische inhoud gaan hand in hand

Investeren in de groep

De tweede pijler was investeren in de groep. Dat begint bij het laten groeien en ontwikkelen van individuen. Duaal samen optrekken, ondernemend zijn, meeschrijven aan een jaarplan en een begroting; allemaal niet vanzelfsprekend voor sommige specialisten ouderengeneeskunde. Die vanzelfsprekendheid is dan ook niet verondersteld. Drie-wekelijks werd afstemming gezocht met ieder individu binnen de groep waar zijn/haar persoonlijke ambities lagen. Bij de ene persoon was dat communicatie en derhalve coaching, bij de ander het vergroten van de inhoudelijke expertise en dus meestal een kaderopleiding, bij weer een ander verdere verdieping in het managen, middels een managementcursus. Allemaal getoetst en afgestemd op de intrinsieke behoefte van eenieder.

Daarnaast is er ook veel aandacht nodig voor de groepsontwikkeling, het opbouwen van een (h)echt team. Een team dat gezamenlijk verantwoordelijkheid draagt en zorgt dat het doel behaald wordt. Daarom is ingezet op groepscoaching en vakgroepontwikkeling. Met als doel één vakgroep te verankeren in de organisatie. Het meest wezenlijke aspect hierin is zowel transparantie als werkplezier. Wij zijn van mening dat een goede hechte groep specialisten ouderengeneeskunde zich kenmerkt door een open besluitvormingscultuur, die in alle eerlijkheid plaatsvindt en niet ter discussie wordt gesteld buiten de muren van het overleg. Eerlijke meningsvorming, directe feedback en niet het geven van wenselijke antwoorden, staan hier centraal in. Tot slot is dit bekrachtigd door een goed onderbouwd vakgroep reglement, een vakgroepvoorzitter, een scholings- en jaarplan en begroting.

Arbeidsvoorwaarden

Duale samenwerking, leiderschapslijnen, verantwoordelijk zijn voor inhoud en beleid, leiden tot nieuwe taken en verantwoordelijkheden en daarom een aangepaste vergoeding. Na afstemming met Ondernemingsraad en de Raad van Bestuur zijn onze specialisten ouderengeneeskunde ingedeeld in FWG 80 en vond verruiming plaats van de secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder ontwikkel- en scholingsmogelijkheden, een leaseauto en individuele coaching.

Het resultaat

Er zit veel energie in het medisch leiderschapsprogramma, iets wat we willen delen en laten zien. Er is een campagne ontwikkeld door middel van een website, waarin geïnteresseerden gefaseerd kennis kunnen nemen van onze innovatieve manier van werken, op een interactieve manier. Dit kan via facebook, LinkedIn en de website. Opzet van de campagne is logischerwijs intensivering van de ketensamenwerking, bekendheid van het product en profilering.

Dat levert zichtbaar succes op. Want na anderhalf jaar investeren, enthousiasmeren en verbinden zijn elf nieuwe specialisten ouderengeneeskunde gekoppeld aan de nieuwe manier van werken. De leiderschapslijnen zijn volledig ingericht, de centrale positie van de behandeldienst is verankerd binnen alle lagen van de organisatie, innovatieve trajecten kunnen worden opgepakt, samenwerkingen in de regio zijn verder opgestart en is er vertrouwen en rust binnen de organisaties.

Trots

Gezien de krapte op de arbeidsmarkt, de worsteling welke andere organisaties wellicht hebben bij het goed positioneren van de behandeldienst, het goed inregelen van het kwaliteitskader en het leveren van goede 24-uurs zorg, delen wij graag onze ervaringen. Dat het kan en mag bijdragen in het behalen van uw eigen organisatiedoelen. 

Auteurs

• Drs. J.H. (Jeroen) Beljaars, medisch manager en specialist ouderengeneeskunde, Proteion
• Drs. G.M. (Gerard) Marinus, directeur Expertise en Behandeling, Proteion